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Konferenzen effektiv gestalten

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Konferenzen können effektiv gestalten werden und machen dann sogar Spaß!

Konferenzen werden dann effektiv und gut, wenn

  • sie die angemessene Arbeitsform sind, weil eine gemeinsame Arbeit erforderlich ist
  • sie gut vorzubereitet wurde [nochmals wichtiger, wenn es online-Konferenzen sind]
  • sie klug und stringent moderiert werden
  • ungute Stimmung vermieden wird
  • die Aufgaben sachgerecht und effektiv erledigt werden
  • sie Ergebnisse bringen, die auch festgehalten und weiterverwendet werden und so eine Bedeutung haben.

Selbst beteilige ich mich gerne an gut vorbereitet und effektiv geleitete Konferenzen, weil so notwendige Meinungsbildungen, Absprachen und Entscheidungen sinnvoll zusammen bearbeitet werden können.

Leider habe ich auch immer wieder erlebt und erlitten, dass sinnlos Zeit und Energie von vielen Menschen “verbrannt” wurde, weil unnötige, nicht gut vorbereitete oder wirkungslose Konferenzen durchgeführt wurden.

Ich empfehle …

1. Immer die Grundfrage zu beantworten:
Ist die Konferenz überhaupt notwendig und angemessen?

Reine Informationen oder Einzeleinschätzungen können angenehmer und zielgerichteter eingesammelt oder verteilt werden über

  • Aushang
  • Rundbrief oder E-Mail
  • Intranet-Information oder ein
  • Umfrage-Tool

2. Beziehen Sie die Teilnehmenden durch rechtzeitige Information mit ein.

Für Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse kann es häufig sinnvoll und notwendig sein, dass die betroffenen Personen sich in einem [virtuellen] Raum versammeln.
Informieren Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor der Konferenz

  • über die Themen
  • über die Ziele (Information, Meinungsbildung oder Entscheidung?)
  • über bereits vorhandene Vorinformationen (Geschichte der Frage, frühere Entscheide, Teil-Ergebnisse, Vor-Entscheidungen der Leitung, Modelle)

3. Auch methodische Gedanken sind für die Konferenzvorbereitung sinnvoll.

  • Mit welchem Verfahren soll das Ziel erreicht werden?
  • In welcher Zeit?
  • Mit welcher Moderation?
    (Sehr entlastend und klärend kann es sein, wenn die Moderation von inhaltlichen Interessen getrennt handeln kann.)
  • Wie können die Konferenz-Teilnehmer/innen einbezogen, eventuell aktiviert werden?
    (Z. B. in die Vorbereitung, durch Sammlung und Gewichtung der Punkte, durch Trend-Umfragen…)
  • Manchmal sind auch neue Rahmenbedingungen hilfreich: Warum nicht mal an Stehtischen tagen
    oder in einer festgefahrenen Diskussion die (steh- oder Sitz-)Plätze tauschen, um andere Blickwinkel zu gewinnen?
  • Welche Punkte sind dramaturgisch sinnvoll für den Anfang, welche für später?

4. Ergebnisse zu erreichen und diese auch in einem Ergebnis-Protokoll mit verbindlichem Überprüfungszeitpunkt festzuhalten.

  • Was sind die wesentlichen Ergebnisse?
    (Eventuell kann dies auch in der Sitzung selbst einvernehmlich festgestellt werden, um spätere Interpretationsstreitigkeiten des Ertrages zu vermeiden. )
  • Wer macht was bis wann (evtl. wie)?
  • Bitte unbedingt festlegen: Wann wird wie überprüft?

5. Schließen Sie grundsätzlich mit einer Kurz-Auswertung ab und etablieren Sie so eine lernende Grundhaltung.

  • Was war hilfreich?
  • Was war hinderlich?
  • Was soll darüber hinaus auf jeden Fall nicht vergessen werden?

Diese höchstens fünf Minuten immer nach jeder Aktion als Routine einzuführen, ist ein sehr mächtiges Instrument zu einer lernenden und Frustration vermeidenden Kultur. Sonst passiert es Ihnen, dass dieselben ungünstigen Vorgehensweisen ständig wiederholt werden. Solche frustrierenden Wiederholungen führten – sehr zuverlässig –zu schlechter Stimmung und fallender Arbeitszufriedenheit. (Merke: Man kann Menschen nicht motivieren, das können sie nur selbst; allerdings kann man Menschen der wirksam demotivieren!) Das sollte nach Möglichkeit vermieden werden.

Hilfsmittel zum Download, Links und Anregungen zur Vertiefung

Für Ihre effektive Konferenz-Gestaltung schlage ich Ihnen hier zwei vorbereitete Formulare vor und biete diese zum kostenlosen herunterladen (Download) an:

  • Formular zur vorbereitenden Sammlung von Tagesordnungspunkten – mit der Aufforderung, sich schon bei der Anmeldung von Konferenz-Punkten auch Gedanken über Ziel, Methode, Zeitbedarf und mögliche Moderator/innen zu machen
    (Word-Datei, 26 KB – für Ihre Zwecke veränderbar)
  • Protokoll-Formular
    (Word-Datei, 32 KB – für Ihre Zwecke veränderbar)

Wenn Sie ein fortlaufendes Dokument pflegen, können Sie über die Suchfunktion leicht frühere Arbeiten und Ergebnisse auffinden.

Weitere Hilfen

Wenn Sie als Leitung (z.B. als Klassen-Lehrer/in oder Teamleitung) mit Ihren Konferenzen und oder Elternabenden Unterstützungsbedarf haben sollten, könnten Sie sich in einer kollegialen Beratung, einer Gruppensupervision oder in einem Coaching unterstützen lassen.

Interessante Links

zur Vertiefung

entwickelt zwischen 2005 und 2011;
zuletzt leicht überarbeitet am 2.10.2025       Drucke diesen Beitrag Drucke diesen Beitrag

Prüfungen – als Ernstfälle des Lernens – gut vorbereiten

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Jetzt wird offensichtlich

  • was ich gelernt habe
  • wie gründlich ich gelernt habe
  • ob ich verstanden habe
  • und wie nachhaltig ich mir die wesentlichen Punkte merken konnte.

Die meisten Menschen haben ein beklemmendes Gefühl oder auch Angst vor Prüfungen. Das hängt wohl auch mit untauglichen Lern-Versuchen und den entsprechenden schlechten Erfahrungen zusammen. – Die gute Nachricht: Diese Angst ist begrenzbar, wenn rechtzeitig, regelmäßig und systematisch gelernt wird.

Prüfungen können schließlich tatsächlich auch Freude machen: Endlich darf ich zeigen, was ich kann und wie gut ich es kann!

Solche guten Erfahrungen wünsche ich Ihnen!

1. Vorbereitung einer schriftlichen Prüfung (z. B: Abitur)

  • Ich rate dazu, sich rechtzeitig über den vorgesehenen Stoff zu informieren.
  • Außerdem sind die auch die formalen „Spielregeln“ wichtig:
    Bedarf es einer Meldung? Müssen Voraussetzungen für die Zulassung zur Prüfung vorgewiesen werden?
  • Manche Vorbereitungen sind fachspezifisch: Zum Beispiel müssen die Operatoren gelernt werden, also die Signalworte in den Aufgaben, die mir mitteilen, was ich zu tun habe.
    Für das Fach katholische Religion sind die Operatoren hinter diesem Link auf den Seiten 12 bis 14 zu finden.
  • Schließlich ist eine geplante Vorbereitung sinnvoll.
    Diese muss rechtzeitig beginnen und sollte auch Zeit-Puffer für Unvorhersehbares (Krankheiten oder andere wichtige Ereignisse) enthalten.
  • Es gilt der Grundsatz, dass die Methode der Prüfung auch ein Schwerpunkt in der Vorbereitung sein sollte: Zu schriftlichen Prüfungen sollten Sie also auf jeden Fall handschriftlich schreiben! Achten Sie darauf, dass Sie tatsächlich handschriftlich schreiben, denn bisher werden kaum pc-gestützte Prüfungen abgenommen. (Wäre doch schade, wenn Sie in der Prüfung von Hand- und Armkrämpfen abgelenkt würden!)

2. Vorbereitung einer mündlichen (Abitur-) Prüfung

Ab 2024 hat das mündliche Abitur in Baden-Württemberg eine neue Form!

Die Prüflinge bekommen eine mehrstufige Prüfungsaufgabe, haben 20 Minuten Vorbereitungszeit und sollen dann einen zusammenhängenden Prüfungsvortrag entlang der gestellten Aufgabe von 10 Minuten halten.

Anschließend werden Sie weitere 10 Minuten von der Prüfungskommission befragt.

Mein Rat: Vortragsversatzstücke vorbereiten

Klug ist es, sich Versatzstücke für Prüfungsvorträge vor der Prüfung zu überlegen, weil es in der Regel nur sehr begabten Schülerinnen und Schülern gelingen wird, in 20 Minuten einen ausgezeichneten 10-minütigen Vortrag vorzubereiten.

3. Tipps für gute Präsentationen

Führen Sie mehrere „Test-Läufe“ Ihrer Präsentation durch.

  • mit mp3-Aufnahme
  • eventuelle auch mit Video-Aufnahme
  • und vor realem Publikum.

Achten Sie auf möglichst freie Rede und auch auf eine angemessene Sprechgeschwindigkeit und die Zeit.

Bitte auf keinen Fall auswendig Gelerntes herunter leiern! – Lassen Sie eine Uhr mitlaufen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und das nötige Quäntchen Glück!

Weiterführende Link-Tipps

ursprünglich entwickelt am 3. Mai 2014;
zuletzt bearbeitet am 25. März 2024       Drucke diesen Beitrag Drucke diesen Beitrag

Warum Lehrkräften Gruppensupervision zu empfehlen ist

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Viele Lehrkräfte (Lehrerinnen und Lehrer, auch Dozentinnen und Dozenten)  lieben ihren Beruf und sind glücklich.

Vielleicht sind manche

  • angestrengt, manchmal gesundheitlich gefährdet
  • zu einem typischen Einzel-Kämpfer-Arbeitsstil eingeladen
  • jenseits der fachdidaktischen Fragen alleine und haben wenig qualifizierte Austausch- und Unterstützungs-Gelegenheiten.

Ich wünsche allen Lehrkräften sichere Erfolge und Berufszufriedenheit, Entlastung und ein kollegiales Netzwerk zur Unterstützung und zum Austausch.

Meine Einfälle zum „Einzel-Kämpfer-Modell“

  1. In den meisten Ausbildungen zu Lehrkräften spielen „Lehrproben“ in unterschiedlicher Form eine entscheidende Rolle.  –
    Das kann bedeuten, dass die Erinnerung an unangenehme Erfahrungen dieser Art die Bereitschaft von Lehrkräften, sich bei der Unterrichtsarbeit beobachten zu lassen, deutlich gemindert hat.
    Genau dies erzählen mir viele Lehrerinnen und Lehrer (in Ausbildung oder auch langjährig erfahrene).
  2. Herkömmlicher Unterricht wird fast ausschließlich von einer Lehrkraft alleine geleitet. –
    Da liegt der (Kurz-)Schluss nahe, ihn auch ganz alleine vorzubereiten.
  3. Die Regulierungsdichte im Umfeld der Schule ist sehr hoch. –
    Im Unterricht wollen sich Lehrkräfte nicht auch noch nach anderen Personen – zum Beispiel an Kolleg*innen – orientieren.
  4. Bei einer nicht unerheblichen Anzahl von Lehrkräften nehme ich eine Scheu wahr, „noch nicht ganz fertigen Unterricht“, also Unterrichtsideen, die noch weiter entwickelt werden können, an andere weiter zu geben oder diesen zu zeigen. –
    Im hoch verdichteten Alltag des Unterrichtens an Schulen (mit 25 bis 28 Wochenstunden Unterrichtsverpflichtung) ist es unmöglich, jeden Unterricht optimal vorzubereiten.
    Statt sich und anderen die gelegentliche Unsicherheit einzugestehen, wird diese vertuscht: „Es ist mir lieber, wenn mir beim Unterrichten niemand zuschaut!“, höre ich dann als typische Antwort auf meine Anfrage (zum Beispiel im Auftrag von Praktikantinnen und Praktikanten).

Aus meiner Sicht empfehle ich:

  1. Lehrkräfte können sich wesentlich unterstützen, indem sie kooperieren und:
    > „kollaborativ“ Unterrichtsideen entwickeln
    > Material austauschen
    > sich über gelungene, aber auch „interessante“ oder schwierige Unterrichtssituationen kollegial beraten.
  2. Lehrkräfte können ihren Stress reduzieren, in dem sie einander ihre Unsicherheit bei „noch nicht optimal vorbereitem Unterricht“ mitteilen und sich ab und zu emotionale und auch inhaltliche Unterstützung erbitten.
Wortwolke zum Arbeitsfeld der Lehrkraft

Wenn Lehrerinnen, Lehrer, Dozentinnen und Dozenten sich in Gruppensupervisionen wechselseitig unterstützen und unterstützen lassen, so können sie dabei – neben der Beratung ihrer „Fälle“ und Themen – ein Modell erfahren, wie sie sich wechselseitig stärken können.
Darum schlage ich dieser Personengruppe nachdrücklich Gruppensupervision für Lehrkräfte vor.
Da ich mich selbst als „Supervisor“ bezeichne, spreche ich von „Gruppen-Supervision“. In der Praxis biete ich – in Absprache mit der Gruppe – auch Elemente aus Coaching-Verfahren und auch Coachinggruppen an.

Ist eine sich wechselseitig unterstützende und kollegiale Haltung in der Gruppe (z.B. nach einer Supervision) eingeübt, kann in vielen Fällen auch eine kollegiale Beratung (ohne Leitung eines Coachs oder Supervisors) angeschlossen werden.
Einen Vorschlag für einen hilfreichen Ablauf finden Sie hinter diesem Link.

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entwickelt im Frühjahr 2008; zuletzt überarbeitet: 2. Juli 2023       Drucke diesen Beitrag Drucke diesen Beitrag