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Konferenzen effektiv gestalten

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Konferenzen können effektiv gestalten werden und machen dann sogar Spaß!

Konferenzen werden dann effektiv und gut, wenn

  • sie die angemessene Arbeitsform sind, weil eine gemeinsame Arbeit erforderlich ist
  • sie klug vorzubereitet wurde [wahrscheinlich nochmals wichtiger, wenn es online-Konferenzen sind]
  • sie stringent moderiert werden
  • ungute Stimmungen vermieden oder nachbearbeitet werden
  • die Aufgaben sachgerecht und effektiv erledigt werden
  • sie Ergebnisse bringen, die auch festgehalten und weiterverwendet werden und so eine Bedeutung haben.

Selbst beteilige ich mich gerne an gut vorbereitet und effektiv geleiteten Konferenzen, weil so notwendige Meinungsbildungen, Absprachen und Entscheidungen sinnvoll zusammen bearbeitet werden können.

Ohne Leitung wird es leidvoll.

Leider habe ich auch schon häufig unnötige, nicht gut vorbereitete oder wirkungslose Konferenzen erlebt und erlitten. Es wurde so sinn- und wirkungslos Zeit, Energie und Motivation von vielen Menschen “verbrannt”.

Ich empfehle …

1. Immer die Grundfrage zu beantworten:
Ist die Konferenz überhaupt notwendig und angemessen?

Reine Informationen oder Einzeleinschätzungen können angenehmer und zielgerichteter eingesammelt oder verteilt werden über

  • Aushang
  • Rundbrief oder E-Mail
  • Intranet-Information
  • oder auch ein Umfrage-Tool

2. Beziehen Sie die Teilnehmenden durch rechtzeitige Information mit ein.

Für Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse kann es häufig sinnvoll und notwendig sein, dass die betroffenen Personen sich in einem [virtuellen] Raum versammeln.
Informieren Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor der Konferenz

  • über die Themen
  • über die Ziele (Information, Meinungsbildung oder Entscheidung?)
  • über bereits vorhandene Vorinformationen (Geschichte der Frage, frühere Entscheide, Teil-Ergebnisse, Vor-Entscheidungen der Leitung, Modelle)

3. Auch methodische Gedanken sind für die Konferenzvorbereitung sinnvoll.

  • Mit welchem Verfahren soll das Ziel erreicht werden?
  • In welcher Zeit?
  • Mit welcher Moderation?
    (Sehr entlastend und klärend kann es sein, wenn die Moderation von inhaltlichen Interessen getrennt handeln kann. Auch rollierende Moderationen haben sich bewährt.)
  • Wie können die Konferenz-Teilnehmer/innen einbezogen, eventuell aktiviert werden?
    (Z. B. in die Vorbereitung, durch Sammlung und Gewichtung der Punkte, durch Trend-Umfragen …)
  • Manchmal sind auch neue Rahmenbedingungen hilfreich: Warum nicht mal an Stehtischen tagen
    oder in einer festgefahrenen Diskussion die (Steh- oder Sitz-)Plätze tauschen, um andere Blickwinkel zu gewinnen – vor allem, wenn dies mit dem Inhalt zusammenpasst?
  • Welche Punkte sind dramaturgisch sinnvoll für den Anfang, welche für später?

4. Ergebnisse zu erreichen und diese auch in einem Ergebnis-Protokoll mit verbindlichem Überprüfungszeitpunkten festzuhalten.

  • Was sind die wesentlichen Ergebnisse?
    (Eventuell kann dies auch in der Sitzung selbst einvernehmlich festgestellt werden, um spätere Interpretationsstreitigkeiten des Ertrages zu vermeiden. )
  • Wer macht was, bis wann (evtl. wie)?
  • Bitte unbedingt festlegen: Wann wird wie überprüft?
    In manchen Arbeitsgruppen werden jeweils zu Beginn die in zurückliegenden Sitzungen getroffene Verabredungen nochmals kurz erinnert und der (Zwischen-)Stand berichtet.

5. Schließen Sie grundsätzlich mit einer kurzen Auswertung ab und etablieren Sie so eine lernende Grundhaltung.

  • Was war hilfreich?
  • Was war hinderlich?
  • Was soll darüber hinaus auf jeden Fall nicht vergessen werden?

Diese höchstens fünf Minuten immer nach jeder Aktion als Routine einzuführen, ist ein sehr mächtiges Instrument zu einer lernenden und Frustration vermindernden Kultur.
Andernfalls passiert es Ihnen, dass dieselben ungünstigen Vorgehensweisen ständig wiederholt werden. Solche frustrierenden Wiederholungen führen – sehr zuverlässig – zu schlechter Stimmung und fallender Arbeitszufriedenheit. (Ich behaupte: Man kann Menschen nicht motivieren, das können sie nur selbst; allerdings kann man Menschen sehr wirksam demotivieren!) Das sollte nach Möglichkeit vermieden werden.

Hilfsmittel zum Download, Links und Anregungen zur Vertiefung

Für Ihre effektive Konferenz-Gestaltung schlage ich Ihnen hier zwei schichte vorbereitete Formulare vor und biete diese zum kostenlosen herunterladen (Download) an:

  • Formular zur vorbereitenden Sammlung von Tagesordnungspunkten – mit der Aufforderung, sich schon bei der Anmeldung von Konferenz-Punkten auch Gedanken über Ziel, Methode, Zeitbedarf und mögliche Moderator/innen zu machen
    (Word-Datei, 26 KB – für Ihre Zwecke veränderbar)
  • Protokoll-Formular
    (Word-Datei, 32 KB – für Ihre Zwecke veränderbar)

Wenn Sie ein fortlaufendes Protokoll-Dokument pflegen, können Sie über die Suchfunktion leicht frühere Arbeiten und Ergebnisse auffinden.

Weitere Hilfen

Wenn Sie als Leitung (z.B. als Klassen-Lehrer/in oder Teamleitung) mit Ihren Konferenzen und oder Elternabenden Unterstützungsbedarf haben sollten, könnten Sie sich in einer kollegialen Beratung, einer Gruppensupervision oder in einem Coaching unterstützen lassen.

Interessante Links

zur Vertiefung

entwickelt zwischen 2005 und 2011;
zuletzt leicht überarbeitet am 14.04.2026       Drucke diesen Beitrag Drucke diesen Beitrag