Schlagwort: Konferenz

Konferenzen effektiv gestalten

Veröffentlicht amHinterlasse einen Kommentar

Konferenzen können effektiv gestalten werden und machen dann sogar Spaß!

Konferenzen werden dann effektiv und gut, wenn

  • sie die angemessene Arbeitsform sind, weil eine gemeinsame Arbeit erforderlich ist
  • sie gut vorzubereitet wurde [nochmals wichtiger, wenn es online-Konferenzen sind]
  • sie klug und stringent moderiert werden
  • ungute Stimmung vermieden wird
  • die Aufgaben sachgerecht und effektiv erledigt werden
  • sie Ergebnisse bringen, die auch festgehalten und weiterverwendet werden und so eine Bedeutung haben.

Selbst beteilige ich mich gerne an gut vorbereitet und effektiv geleitete Konferenzen, weil so notwendige Meinungsbildungen, Absprachen und Entscheidungen sinnvoll zusammen bearbeitet werden können.

Leider habe ich auch immer wieder erlebt und erlitten, dass sinnlos Zeit und Energie von vielen Menschen “verbrannt” wurde, weil unnötige, nicht gut vorbereitete oder wirkungslose Konferenzen durchgeführt wurden.

Ich empfehle …

1. Immer die Grundfrage zu beantworten:
Ist die Konferenz überhaupt notwendig und angemessen?

Reine Informationen oder Einzeleinschätzungen können angenehmer und zielgerichteter eingesammelt oder verteilt werden über

  • Aushang
  • Rundbrief oder E-Mail
  • Intranet-Information oder ein
  • Umfrage-Tool

2. Beziehen Sie die Teilnehmenden durch rechtzeitige Information mit ein.

Für Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse kann es häufig sinnvoll und notwendig sein, dass die betroffenen Personen sich in einem [virtuellen] Raum versammeln.
Informieren Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor der Konferenz

  • über die Themen
  • über die Ziele (Information, Meinungsbildung oder Entscheidung?)
  • über bereits vorhandene Vorinformationen (Geschichte der Frage, frühere Entscheide, Teil-Ergebnisse, Vor-Entscheidungen der Leitung, Modelle)

3. Auch methodische Gedanken sind für die Konferenzvorbereitung sinnvoll.

  • Mit welchem Verfahren soll das Ziel erreicht werden?
  • In welcher Zeit?
  • Mit welcher Moderation?
    (Sehr entlastend und klärend kann es sein, wenn die Moderation von inhaltlichen Interessen getrennt handeln kann.)
  • Wie können die Konferenz-Teilnehmer/innen einbezogen, eventuell aktiviert werden?
    (Z. B. in die Vorbereitung, durch Sammlung und Gewichtung der Punkte, durch Trend-Umfragen…)
  • Manchmal sind auch neue Rahmenbedingungen hilfreich: Warum nicht mal an Stehtischen tagen
    oder in einer festgefahrenen Diskussion die (steh- oder Sitz-)Plätze tauschen, um andere Blickwinkel zu gewinnen?
  • Welche Punkte sind dramaturgisch sinnvoll für den Anfang, welche für später?

4. Ergebnisse zu erreichen und diese auch in einem Ergebnis-Protokoll mit verbindlichem Überprüfungszeitpunkt festzuhalten.

  • Was sind die wesentlichen Ergebnisse?
    (Eventuell kann dies auch in der Sitzung selbst einvernehmlich festgestellt werden, um spätere Interpretationsstreitigkeiten des Ertrages zu vermeiden. )
  • Wer macht was bis wann (evtl. wie)?
  • Bitte unbedingt festlegen: Wann wird wie überprüft?

5. Schließen Sie grundsätzlich mit einer Kurz-Auswertung ab und etablieren Sie so eine lernende Grundhaltung.

  • Was war hilfreich?
  • Was war hinderlich?
  • Was soll darüber hinaus auf jeden Fall nicht vergessen werden?

Diese höchstens fünf Minuten immer nach jeder Aktion als Routine einzuführen, ist ein sehr mächtiges Instrument zu einer lernenden und Frustration vermeidenden Kultur. Sonst passiert es Ihnen, dass dieselben ungünstigen Vorgehensweisen ständig wiederholt werden. Solche frustrierenden Wiederholungen führten – sehr zuverlässig –zu schlechter Stimmung und fallender Arbeitszufriedenheit. (Merke: Man kann Menschen nicht motivieren, das können sie nur selbst; allerdings kann man Menschen der wirksam demotivieren!) Das sollte nach Möglichkeit vermieden werden.

Hilfsmittel zum Download, Links und Anregungen zur Vertiefung

Für Ihre effektive Konferenz-Gestaltung schlage ich Ihnen hier zwei vorbereitete Formulare vor und biete diese zum kostenlosen herunterladen (Download) an:

  • Formular zur vorbereitenden Sammlung von Tagesordnungspunkten – mit der Aufforderung, sich schon bei der Anmeldung von Konferenz-Punkten auch Gedanken über Ziel, Methode, Zeitbedarf und mögliche Moderator/innen zu machen
    (Word-Datei, 26 KB – für Ihre Zwecke veränderbar)
  • Protokoll-Formular
    (Word-Datei, 32 KB – für Ihre Zwecke veränderbar)

Wenn Sie ein fortlaufendes Dokument pflegen, können Sie über die Suchfunktion leicht frühere Arbeiten und Ergebnisse auffinden.

Weitere Hilfen

Wenn Sie als Leitung (z.B. als Klassen-Lehrer/in oder Teamleitung) mit Ihren Konferenzen und oder Elternabenden Unterstützungsbedarf haben sollten, könnten Sie sich in einer kollegialen Beratung, einer Gruppensupervision oder in einem Coaching unterstützen lassen.

Interessante Links

zur Vertiefung

entwickelt zwischen 2005 und 2011;
zuletzt leicht überarbeitet am 2.10.2025       Drucke diesen Beitrag Drucke diesen Beitrag

Warum Organisationen nur mühsam verändert werden können

Veröffentlicht amHinterlasse einen Kommentar

Neulich wurde ich gebeten, zum Thema „Änderung der Konferenzstruktur in Schulen“ zu schreiben.

Mir scheint das Thema deutlich komplexer, als man auf den ersten Blick vermuten könnte.

Viele Änderungs-Impulse scheitern

Am Beispiel der Verbesserung der Konferenz-Vorbereitung und Durchführung gibt es viele klugen Vorschläge. Auch ich habe dazu schon beigetragen:

Mein Vorschlag war, schon bei der Sammlung der möglichen Tagesordnungspunkte die Teilnehmenden einzubeziehen und nach Ziel, passender Methode, Zeitbedarf und Moderation zu fragen.

Dieser Veränderungsversuche von Konferenzkultur wurden auch erprobt und hatten – nach meiner Einschätzung – auch eine Zeit lang funktioniert.

Langfristig rekonstruieren sich die Zustände vor den Veränderungsimpulsen aber wieder und es bleibt Vieles, wie es schon vorher lange war.

Dazu vertrete ich inzwischen die These:

Konferenzen sind ein Ausdruck der Organisationskultur (in meinem Beispiel: der Schule) und können nachhaltig nicht als losgelöste Elemente geändert werden. – Wohlmeinende Versuche werden oft darin münden, dass die alte und lange eingeübte Struktur sich wieder herstellt. (Viele sind erstaunt, manche enttäuscht.)

Erklärungsversuche

Wer sich länger mit der Dynamik von Systemen, den Gesetzmäßigkeiten von Organisationen (hier am Beispiel des Systems Schule) beschäftigt hat, der wird nicht überrascht werden:

  1. In Konferenzen wird eine wesentlicher Ort der Kommunikation in der Organisation (der Schule) sichtbar und greifbar.
  2. Damit kommen mindestens diese weiteren Themen mit ins Spiel
  • Selbstbilder der Kollegen
  • Leitungsvorstellung
  • Konflikt-Kultur
  • veröffentliche Werte und Verfahren (Leitbild) besonders der Thema „Gestaltung von Veränderungen“
  • und – ganz wesentlich – die Identitätsfrage: Wer sind wir und wollen wir sein?

Auch Systeme können zu Entwicklungen angeregt werden!

Die Anzahl gescheiterter Änderungsversuche in meinem Wahrnehmungsbereich ist groß. Dies heißt nur, dass es nicht so einfach ist, eine Organsiation zu Veränderungen anzustoßen, wie dies vielleicht auf den ersten, naiven Blick angenommern werden könnte. Sehr oft werden die Beharrungskräfte von Organisationen deutlich unterschätzt.

Bedingungen für den Erfolg solcher Anregungen sind die eingehende Beschäftigung mit

  • dem Veränderungswillen und was dieser für die Organisation bedeutet
  • der Kultur der Organisation (besonders im Umgang mit Irritationen)
  • den Systembedingungen (Wie definiert sich das System? Nach welchen „Spielregeln“ lebt das System?)

Schließlich kann dann bewusst, mit Nachdruck und einem langen Atem interveniert und aufmerksam registriert werden, wer und was sich bewegt und wie die Organisation sich verändert.

Wer Systeme zu Entwicklungen anregen möchte, benötigt ein hilfreiche Theorie.

Wer Systeme mechanisch versteht, missversteht sie gründlich. Einladungen zu diesen Missverständnisse aus unserem Alltgasbewusstsein sind reichlich. Systeme sind aber wesentlich komplexer, als wir normalerweise wahrnehmen!

Wer Systeme zu Entwicklungen anregen möchte, muss sie – mindestens teilweise – verstehen. Wir benötigen eine Theorie, welche der komplexen Thematik angemessen komplex und dennoch handhabbar ist. Von Lisa Roth habe ich dazu einen sehr aufschlussreichen und anregenden Text gelesen, den ich hier gerne weiter empfehle: Bis Du nicht willig, so brauch ich Gewalt? – Systemtheorie für Lehrer: Helmut Willkens Grundzüge einer Theorie der Intervention in komplexe Systeme (auf shift. Weblog zu Schule und Gesellschaft; August 2012)

Was Lisa Roth hier schreibt finde ich allgemein für Organisationen anregend. Herr Willke behandelt ja auch ganz allgemein „Interventionstheorie“.

Ich las ihren und seinen Text mit großem Gewinn und auch mehrfach und empfehle beide gerne weiter.

Das Buch von Helmut Willke lohnt sich: Es ist anspruchsvoll und verständlich – eine wohltuende Mischung aus sorgfältiger Beobachtung und erhellender Theorie.

Weiterführende Links

erstellt am 16.10.2014; zuletzt bearbeitet am 22.12.2014       Drucke diesen Beitrag Drucke diesen Beitrag

effektive Konferenzen gestalten

Veröffentlicht amHinterlasse einen Kommentar

Eine Kurz-Definition von unangenehmen Konferenzen:

Mehrere Personen sitzen – oft unter Zeitdruck – zusammen und haben eine Liste von Aufgaben (informiert werden, Meinung bilden, koordnieren und entscheiden) zu erledigen. –

Sehr viele Menschen haben ungute Erfahrungen mit Treffen dieser Art. Sie hätten am liebsten, diese wären schon wieder vorbei. –

Denken Sie bei „Konferenz“ auch an „Bremsscheibe“?

Ein Künstler aus Freiburg hatte mich vor einiger Zeit sehr beeindruckt: Er hatte aus Draht eine Konferenzgruppe gestaltet. – Als Tisch diente eine Brems-Scheibe.

Konferenzen können effektiv gestalten werden und machen dann sogar Spaß!

Konferenzen werden dann effektiv und gut, wenn

  • sie die angemessene Arbeitsform sind, weil eine gemeinsame Arbeit erforderlich ist
  • sie gut vorzubereitet wurde [nochmals wichtiger, wenn es online-Konferenzen sind]
  • sie klug und stringent moderiert werden
  • ungute Stimmung vermieden wird
  • die Aufgaben sachgerecht und effektiv erledigt werden
  • sie Ergebnisse bringen, die auch festgehalten und weiterverwendet werden und so eine Bedeutung haben.

Selbst beteilige ich mich gerne an gut vorbereitet und effektiv geleitete Konferenzen, weil so notwendige Meinungsbildungen, Absprachen und Entscheidungen sinnvoll zusammen bearbeitet werden können.

Leider habe ich auch immer wieder erlebt und erlitten, dass sinnlos Zeit und Energie von vielen Menschen “verbrannt” wurde, weil unnötige, nicht gut vorbereitete oder wirkungslose Konferenzen durchgeführt wurden.

Ich empfehle …

1. Immer die Grundfrage zu beantworten:
Ist die Konferenz überhaupt notwendig und angemessen?

Reine Informationen oder Einzeleinschätzungen können angenehmer und zielgerichteter eingesammelt oder verteilt werden über

  • früher hätte man einen Aushang gemacht, heute gibt es dafür auch digitale Formen
  • Rundbrief oder E-Mail
  • Intranet-Information oder ein
  • Umfrage-Tool

2. Beziehen Sie die Teilnehmenden durch rechtzeitige Information mit ein.

Für Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse kann es häufig sinnvoll und notwendig sein, dass die betroffenen Personen sich in einem [virtuellen] Raum versammeln.
Informieren Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor der Konferenz

  • über die Themen
  • über die Ziele (Information, Meinungsbildung oder Entscheidung?)
  • über bereits vorhandene Vorinformationen (Geschichte der Frage, frühere Entscheide, Teil-Ergebnisse, Vor-Entscheidungen der Leitung, Modelle)

3. Auch methodische Gedanken sind für die Konferenzvorbereitung sinnvoll.

  • Mit welchem Verfahren soll das Ziel erreicht werden?
  • In welcher Zeit?
  • Mit welcher Moderation?
    (Sehr entlastend und klärend kann es sein, wenn die Moderation von inhaltlichen Interessen getrennt handeln kann.)
  • Wie können die Konferenz-Teilnehmer/innen einbezogen, eventuell aktiviert werden?
    (Z. B. in die Vorbereitung, durch Sammlung und Gewichtung der Punkte, durch Trend-Umfragen…)
  • Manchmal sind auch neue Rahmenbedingungen hilfreich: Warum nicht mal an Stehtischen tagen
    oder in einer festgefahrenen Diskussion die (steh- oder Sitz-)Plätze tauschen, um andere Blickwinkel zu gewinnen?
  • Welche Punkte sind dramaturgisch sinnvoll für den Anfang, welche für später?

4. Ergebnisse zu erreichen und diese auch in einem Ergebnis-Protokoll mit verbindlichem Überprüfungszeitpunkt festzuhalten.

  • Was sind die wesentlichen Ergebnisse?
    Eventuell kann dies auch in der Sitzung selbst einvernehmlich festgestellt werden, um spätere Interpretationsstreitigkeiten des Ertrages zu vermeiden.
  • Wer macht was bis wann (evtl. wie)?
  • Bitte unbedingt festlegen: Wann wird wie überprüft?

5. Schließen Sie grundsätzlich mit einer Kurz-Auswertung ab und etablieren Sie so eine lernende Grundhaltung.

  • Was war hilfreich?
  • Was war hinderlich?
  • Was soll darüber hinaus auf jeden Fall nicht vergessen werden?

Diese höchstens fünf Minuten immer nach jeder Aktion als Routine einzuführen, ist ein sehr mächtiges Instrument zu einer lernenden und Frustration vermeidenden Kultur. Sonst passiert es Ihnen, dass dieselben ungünstigen Vorgehensweisen ständig wiederholt werden. Solche frustrierenden Wiederholungen führten – sehr zuverlässig –zu schlechter Stimmung und fallender Arbeitszufriedenheit. (Merke: Man kann Menschen nicht motivieren, das können sie nur selbst; allerdings kann man Menschen der wirksam demotivieren!) Das sollte nach Möglichkeit vermieden werden.

Hilfsmittel zum Download, Links und Anregungen zur Vertiefung

Für Ihre effektive Konferenz-Gestaltung schlage ich Ihnen hier zwei vorbereitete Formulare vor und biete diese zum kostenlosen herunterladen (Download) an:

  • Formular zur vorbereitenden Sammlung von Tagesordnungspunkten – mit der Aufforderung, sich schon bei der Anmeldung von Konferenz-Punkten auch Gedanken über Ziel, Methode, Zeitbedarf und mögliche Moderator/innen zu machen
    (Word-Datei, 26 KB – für Ihre Zwecke angleichbar)
  • Protokoll-Formular
    (Word-Datei, 32 KB – für Ihre Zwecke angleichbar) Wenn Sie ein fortlaufendes Dokument pflegen, können Sie über die Suchfunktion leicht frühere Arbeiten und Ergebnisse auffinden.

Weitere Hilfen

Wenn Sie als Leitung (z.B. als Klassen-Lehrer/in oder Teamleitung) mit Ihren Konferenzen und oder Elternabenden Unterstützungsbedarf haben sollten, könnten Sie sich in einer kollegialen Beratung, einer Gruppensupervision oder in einem Coaching unterstützen lassen.

Interessante Links

zur Vertiefung

entwickelt zwischen 2005 und 2011;
zuletzt leicht überarbeitet am 16. 09. 2024